9 tài liệu bắt buộc khi thông báo website thương mại điện tử bán hàng (Cập nhật 2025)

Từ ngày 01/7/2025, quy trình thông báo website thương mại điện tử bán hàng sẽ có sự thay đổi quan trọng về cơ quan xét duyệt và hồ sơ kèm theo. Nếu trước đây bạn chỉ cần 1–2 giấy tờ cơ bản (như giấy đăng ký kinh doanh), thì nay Bộ Công Thương yêu cầu đủ 9 loại tài liệu bắt buộc.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ từng loại tài liệu, cách chuẩn bị đúng quy định, và mẹo thực tế để hoàn thiện hồ sơ nhanh nhất.

Cập nhật mới nhất từ ngày 1/7/2025

• Thay đổi cơ quan có thẩm quyền xác nhận: Sở Công Thương xét duyệt thông báo website thương mại điện tử xem chi tiết tại đây
• Bổ sung 9 loại tài liệu bắt buộc (thay vì chỉ 1 tài liệu như trước).

Danh sách 9 tài liệu bắt buộc khi thông báo website TMĐT bán hàng

1. Thông tin về người sở hữu website

Cách làm: chụp ảnh chân trang website (footer) thể hiện rõ tên công ty, mã số thuế, giấy ĐKKD, sau đó chuyển thành file PDF để tải lên hệ thống.

2. Thông tin về hàng hóa, dịch vụ

Cách làm: chụp 1 sản phẩm đại diện (có mô tả đầy đủ) → chuyển PDF.
Nội dung phải tuân thủ Khoản 12, Điều 1, Nghị định 85/2021/NĐ-CP.

📖 Trích dẫn pháp lý:

“Điều 30. Thông tin về hàng hóa, dịch vụ

1. Đối với hàng hóa, dịch vụ được giới thiệu trên website, người bán phải cung cấp những thông tin để khách hàng có thể xác định chính xác các đặc tính của hàng hóa, dịch vụ nhằm tránh sự hiểu nhầm khi quyết định việc đề nghị giao kết hợp đồng.

2. Thông tin về hàng hóa công bố trên website phải bao gồm các nội dung bắt buộc thể hiện trên nhãn hàng hóa theo quy định pháp luật về nhãn hàng hóa, trừ các thông tin có tính chất riêng biệt theo sản phẩm như: năm, tháng, ngày sản xuất; hạn sử dụng; số lô sản xuất; số khung, số máy.

3. Người bán hàng hóa, dịch vụ phải đáp ứng điều kiện đầu tư, kinh doanh thuộc danh mục ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện phải công bố số, ngày cấp và nơi cấp Giấy phép, Giấy chứng nhận đủ điều kiện, văn bản xác nhận, hoặc các hình thức văn bản khác theo quy định pháp luật về điều kiện kinh doanh của ngành, nghề đó”.
Xem thêm quy định về nhãn hàng hóa tại đây

3. Thông tin về giá

Cách làm: chụp màn hình sản phẩm có hiển thị rõ giá bán, thuế, phí, chuyển thành PDF.

📖 Căn cứ pháp lý:
Điều 31 – Thông tin về giá cả
Nêu rõ giá niêm yết phải thể hiện đã bao gồm hay chưa bao gồm chi phí, thuế, phí vận chuyển,…

1. Thông tin về giá hàng hóa hoặc dịch vụ, nếu có, phải thể hiện rõ giá đó đã bao gồm hay chưa bao gồm những chi phí liên quan đến việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ như thuế, phí đóng gói, phí vận chuyển và các chi phí phát sinh khác.

2. Trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, nếu thông tin giá hàng hóa hoặc dịch vụ niêm yết trên website không thể hiện rõ giá đó đã bao gồm hay chưa bao gồm những chi phí liên quan đến việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ như thuế, phí đóng gói, phí vận chuyển và các chi phí phát sinh khác thì giá này được hiểu là đã bao gồm mọi chi phí liên quan nói trên.

3. Đối với dịch vụ trên các website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử quy định tại Mục 2 và 4 Chương này, website phải công bố thông tin chi tiết về cách thức tính phí dịch vụ và cơ chế thanh toán.

4. Thông tin về điều kiện giao dịch chung

Cách làm: tạo một trang HTML riêng (ví dụ: /dieu-kien-giao-dich-chung.html), sau đó ấn Ctrl+P → lưu PDF.

📖 Điều 32. Thông tin về điều kiện giao dịch chung
Bao gồm: chính sách kiểm hàng, đổi trả, bảo hành, nghĩa vụ hai bên, điều kiện cung cấp dịch vụ,…

1. Thương nhân, tổ chức, cá nhân phải công bố những điều kiện giao dịch chung đối với hàng hóa hoặc dịch vụ giới thiệu trên website, bao gồm:

a) Các điều kiện hoặc hạn chế trong việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, như giới hạn về thời gian hay phạm vi địa lý, nếu có;

b) Chính sách kiểm hàng; chính sách hoàn trả, bao gồm thời hạn hoàn trả, phương thức trả hoặc đổi hàng đã mua, cách thức lấy lại tiền, chi phí cho việc hoàn trả này;

c) Chính sách bảo hành sản phẩm, nếu có;

d) Các tiêu chuẩn dịch vụ, quy trình cung cấp dịch vụ, biểu phí và các điều khoản khác liên quan đến việc cung cấp dịch vụ, bao gồm cả những điều kiện và hạn chế nếu có;

đ) Nghĩa vụ của người bán và nghĩa vụ của khách hàng trong mỗi giao dịch.

2. Các điều kiện giao dịch chung phải có màu chữ tương phản với màu nền của phần website đăng các điều kiện giao dịch chung đó và ngôn ngữ thể hiện điều kiện giao dịch chung phải bao gồm tiếng Việt.

3. Trong trường hợp website có chức năng đặt hàng trực tuyến, người bán phải có cơ chế để khách hàng đọc và bày tỏ sự đồng ý riêng với các điều kiện giao dịch chung trước khi gửi đề nghị giao kết hợp đồng.

5. Thông tin về vận chuyển và giao nhận

Cách làm tương tự tài liệu 4. Tạo trang hiển thị đầy đủ chính sách giao hàng, phạm vi, thời gian giao,…

📖 Điều 33 – Thông tin về vận chuyển và giao nhận
Phải nêu rõ phương thức giao hàng, thời gian dự kiến, giới hạn địa lý, và quy định trách nhiệm khi chậm trễ.

1. Thương nhân, tổ chức, cá nhân phải công bố những thông tin sau về điều kiện vận chuyển và giao nhận áp dụng cho hàng hóa hoặc dịch vụ giới thiệu trên website:

a) Các phương thức giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ;

b) Thời hạn ước tính cho việc giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ, có tính đến yếu tố khoảng cách địa lý và phương thức giao hàng;

c) Các giới hạn về mặt địa lý cho việc giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ, nếu có.

d) Phân định trách nhiệm của thương nhân, tổ chức cung ứng dịch vụ logistics về cung cấp chứng từ hàng hóa trong quá trình giao nhận.

2. Trường hợp phát sinh chậm trễ trong việc giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ, thương nhân, tổ chức, cá nhân phải có thông tin kịp thời cho khách hàng và tạo cơ hội để khách hàng có thể hủy hợp đồng nếu muốn.

6. Thông tin về các phương thức thanh toán

Cách làm: tạo trang mô tả toàn bộ phương thức thanh toán áp dụng (COD, chuyển khoản, ví điện tử, v.v.), giải thích rõ để khách hàng hiểu và lựa chọn.

📖 Điều 34 – Thông tin về phương thức thanh toán
Website có thanh toán trực tuyến cần có cơ chế xác nhận giao dịch trước khi thanh toán.

1. Thương nhân, tổ chức, cá nhân phải công bố toàn bộ các phương thức thanh toán áp dụng cho hàng hóa hoặc dịch vụ giới thiệu trên website, kèm theo giải thích rõ ràng, chính xác để khách hàng có thể hiểu và lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp.

2. Nếu website thương mại điện tử có chức năng thanh toán trực tuyến, thương nhân, tổ chức, cá nhân phải thiết lập cơ chế để khách hàng sử dụng chức năng này được rà soát và xác nhận thông tin chi tiết về từng giao dịch thanh toán trước khi thực hiện việc thanh toán.

7. Chính sách bảo mật thông tin cá nhân

Cách làm tương tự tài liệu 4–6.
Phải trình bày rõ cách thu thập, bảo vệ và xử lý dữ liệu người dùng theo Luật An ninh mạng và Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân.

8. Tài liệu chứng minh điều kiện kinh doanh (nếu có)

Áp dụng cho ngành nghề kinh doanh có điều kiện:

• Kinh doanh vàng miếng → upload giấy phép kinh doanh vàng miếng
• Kinh doanh thực phẩm → upload giấy VSATTP

⚠️ Nếu không thuộc ngành nghề có điều kiện, vẫn cần upload giấy ĐKKD (bắt buộc).

9. Tài liệu chứng minh sở hữu tên miền

👉 Liên hệ nhà đăng ký tên miền để được cấp Giấy xác nhận chủ sở hữu tên miền.
Nếu dùng tên miền quốc tế (.com, .net, .org…) → thông báo với Bộ KH&CN.
Nếu chủ tên miền ≠ chủ website → cần văn bản ủy quyền hợp lệ.

Mẹo chuẩn bị hồ sơ nhanh & đúng quy định

• Chuẩn bị toàn bộ 9 file PDF đặt tên theo thứ tự 1–9 để dễ upload.
• Kiểm tra các file PDF dưới 5MB để hệ thống online.gov.vn không báo lỗi.
• Đảm bảo tên công ty, mã số thuế, thông tin đăng ký kinh doanh thống nhất trên mọi tài liệu.
• Tránh nộp thiếu hoặc sai loại giấy tờ, vì hệ thống sẽ từ chối tự động.

Kết luận

Trên đây là 9 loại tài liệu bắt buộc khi thực hiện thông báo website thương mại điện tử bán hàng theo quy định mới từ 01/7/2025.
Hy vọng chia sẻ này giúp bạn chuẩn bị hồ sơ nhanh – đúng – đủ để được xét duyệt thuận lợi.

Nếu bạn đang tìm hiểu cách Thông báo website với Bộ Công Thương hãy tham khảo thêm:
Cách đăng ký tài khoản online.gov.vn và thực hiện thông báo website TMĐT
Phân biệt thông báo và đăng ký website TMĐT

Câu hỏi thường gặp

📞 Nếu bạn cần hướng dẫn chi tiết từng bước thực hiện hoặc mẫu biểu hồ sơ, bạn có thể liên hệ với mình qua Zalo: 0973.769.323 hoặc Email: [email protected] để được hướng dẫn cụ thể hơn.